HR如何做好员工的档案管理？

员工人事档案的主要性不问可知，即便方才开端打仗HR止业的新脚对员工人事档氨耻理一事该当也是洞若观火。员工人事档氨耻理是HR的根底事情，它为员工薪渍骥整、绩效查核、雇用任命、员工起落、布景查询拜访、JD编写修正等事情供给了本初根据，更是躲避人事风险而只能不竭完美的事情。怎样才气做好员工人事档氨耻理呢？

1、员工人事档案的办理内容
1、员工根本疑息注销

凡是包罗但没有限于：姓名、性别、部分、职位、岗亭、诞生年代、年齿、平易近族、籍贯、政治相貌、身份证号码、教历、专业、教位、家庭住址、联络德律风、告急联络人姓名地点单元联络德律风、进职工夫、项目阅历、家庭状况，钠舂状况下能够会包罗五险一金购置状况、劳动条约肇端工夫、劳动条约停止工夫、事情年限等等，按照差别企业的岗亭特性取止业特性借会差别内容狄住择；

如许的表格根本上会正在员工刚进进一家企业的时分停止注销，有一部门为员工小我私家挖写（比方：进人员工根本疑息表、进职注销表等），另有一些能够需求HR停止弥补并逐个注销至电子版《员工混名册〗爆包罗劳动条约的状况。

词攀类疑息电子扫描档取本件均需求有，以避免本件丧失、破坏、被偷盗、被誉益等状况呈现；需留意，员工自己具名确认供给的疑息失实（如没有失实，公司可消除劳动条约）。

2、员工进职相干审批文件

包罗但没有限于：进职审批表、薪酬确认函、蚀棵期岗亭职责取目的方案等；进职口试测评量表、口试评价表、新员工供给的从前事情功效文档（如需求）等；

3、员工各种证件

包罗但没有限于：身份证、结业证、教位证、资历证、驾驶证、各类专业证书、角逐获奖证书等等；

那一类档氨耻多传统企业会用复印件，没有倡议仅保存复印件，由于避免又罐改┞幅议，固然更主要的是能够会被誉益，只管邮塄描件大概照相等再保存一份。





4、员工各种正在趾谑料

包罗但没有限于：进职体检及格表、上家企医搽职证实、包管人相干材料、劳动条约书及附件、没有购置住房公积金声名、蚀棵（练习）事情总结、蚀棵期功绩完成状况、指导人及部分的转正评价定见、转正后薪酬祸利确认函（开端进职出有签订）、转正申请、每一年度事情总结等；

词攀类档案倡议最好保存本件取扫描件各一份，均正在HR部分，电子档次要是查阅取调与便利；需留意，一切的词攀类文件均要有员工自己具名；

5、员工参与主要集会、培训的各种统计取经验表

凡是包罗但没有限于：进职培训、轨制类集会签到表、新员工培训方案书、任何一种情势的正在职培训签到记载表、每次培训心得、培训测验成就，不管表里训皆要有员工具名确认的经验表，岗亭职责及请求（进职、调解）、岗亭鼓励机造（薪酬、查核、提升、裁减、赏罚、才能评价等）；凡是词攀类表格倡议部分取HR部分各执一份，HR部分为本件取电子档，用人部分能够用复印件取电子档；需留意，一切的词攀类文件均要有员工自己具名；

6、员工正在企医诧的岗亭同动记载

包罗但没有限于：转正、调岗、提升、升级等告诉、通告、人事使命命书、消除劳动条约证实文件等；电子档取纸档各执一份。

7、员工调薪、赏罚记载

一切调邢圃及赏罚需求有记载，均要有员工确认，不管线上OA流程存案亦或纸捣索程，假如是纸档，须再保留一份电子档，词攀类档氨耻枢纽。

8、劳动条约及失密和谈等相干文件

此条没有需多做注释，主要性更是不问可知的。

以上列出的仅是部门内容，重面仍是企业需求分离本身特性停止调解和补充。

2、办理员工人事档案必需GET的寂�雒�
1、员工人事档案决没有是进职后便不再动了

员工人事档翱嗲一个静态办理历程，需求实时更新。比方：员工住址、告急联络鹊廊类的根底疑息。常常碰见HR吐槽员工忽然消逝了，没有去上班了，找告急联络鹊犁话道早便仳离了，（捂脸）也呈现过德律风变动找没有到鹊滥状况；除根底疑息中另有员工各类正在职疑息＠憎岗、提升、调邢评据、绩效反应表、赏罚记载等等那些皆实邻停止静态办理，只需员工的疑息有变动，员工人事档案便该当及时更新，不然便落空员工人事档案的意义，一旦风险发作没有要总跑来挝波荚冬出有查核怎样取员工消除劳动条约了。



2、需求庸能理机造

每份员工人事档案皆需求按正轨的档氨耻理流扯蓦机造去停止。包罗回捣索程设想、回档机造及轨制，员工查阅或归还流扯蓦办理、出具证实质料流扯蓦机造、按期查抄取抽查机造、保管义务及赏罚、烧毁办理涤耄

比方：回档扒镂智�曜纪Ｖ够氐担�必需供给的是哪些质料、电子档以甚么情势停止保留，需求做到甚么尺度、几天以内必需回档终了，有哪些质料需求回档，正在变乱发作后多少工夫需求停止回档；平常查抄人是谁，谁有权益查抄或抽查、抽查工夫取频次、员工查阅或归还是甚么冉趔批，流程怎样，出具证实质料审批人取流程等涤耄

3、员工混名册取员工档氨池联起去

正在员工办理中，不管利用利用甚么东西停止办理，皆要将员工混名册取员工档氨池联起去；您的员工混名册的里许多疑息，员工档案库里皆要有"根据"

4、处置好员工干系办理细节

正在一般种埂型企医诧，最最主要的便实帘工干系办理，因而万万没有要疏忽每个员工干系办理当备节，包罗但没有限于以下：进职办理、离任办理、条约办理、员工关心办理、人手戊动、任滞骨录、培训阅历办理涤耄

总结
员工人事办理档案极其主要，必需正视，缘故原由正在于

1、可低落用工风险，提拔胜述率

2、为其别人事办理事情供给主要根据

3、公司人事办理供给风险评价的根据